Buku Besar Piutang untuk Bisnis, Gimana sih Cara Membuatnya?

Buku Besar Piutang untuk Bisnis, Gimana sih Cara Membuatnya? - Dalam dunia bisnis, menjaga kesehatan keuangan perusahaan adalah suatu prioritas yang sangat penting. Salah satu aspek utama dari manajemen keuangan adalah mengelola piutang dengan baik. Untuk mengelola piutang tersebut, perusahaan perlu mengandalkan sebuah alat yang disebut sebagai buku besar piutang.

Karena melalui buku besar tersebut, perusahaan mampu merekam secara terperinci transaksi kredit yang terjalin dengan pihak pelanggan, mencerminkan hubungan ekonomi yang dibangun di antara keduanya. Pada kesempatan kali ini, mari kita bahas berbagai hal mengenai buku besar piutang dalam konteks bisnis.

Pengertian Buku Besar Piutang

Buku besar piutang merupakan komponen utama dalam sistem akuntansi suatu perusahaan yang bertujuan untuk merekam dan melacak transaksi piutang yang terjadi antara perusahaan dan pihak-pihak lain, seperti pelanggan atau klien.

Piutang sendiri merujuk pada jumlah uang atau nilai yang harus diterima oleh perusahaan dari pihak lain sebagai hasil dari penjualan barang atau jasa dalam kredit. Buku besar ini berisi catatan terperinci atas transaksi piutang yang meliputi informasi. Informasi tersebut biasanya tentang nama pelanggan, jumlah piutang, tanggal transaksi, syarat pembayaran, dan informasi lain yang relevan.

Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk memantau tunggakan piutang, mengevaluasi pembayaran yang masuk, dan mengidentifikasi pelanggan yang memiliki catatan pembayaran yang baik atau buruk. Dalam bisnis, buku besar ini memiliki peran penting dalam pengelolaan arus kas dan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Dengan memiliki catatan yang akurat dan terperinci tentang piutang, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat dalam menjaga likuiditasnya, mengelola risiko kredit, dan mengambil keputusan finansial yang bijaksana. Selain itu, buku besar ini juga berfungsi sebagai sumber informasi yang penting bagi berbagai pihak internal dan eksternal, seperti manajemen perusahaan, auditor, investor, dan lembaga keuangan.

Manfaat Buku Besar Piutang

Pembuatan buku besar memiliki sejumlah manfaat yang signifikan dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pembuatan buku besar piutang :

Pelacakan Transaksi Piutang

Buku besar memungkinkan perusahaan untuk melacak setiap transaksi piutang yang terjadi. Informasi tentang transaksi, seperti tanggal penjualan, nama pelanggan, jumlah piutang, dan syarat pembayaran, akan terekam dengan rapi. Hal ini memudahkan perusahaan dalam mengingat dan memantau setiap transaksi yang harus dilunasi.

Perencanaan Keuangan

Informasi yang ada memungkinkan perusahaan untuk merencanakan keuangan dengan lebih baik. Dengan mengetahui kapan piutang akan jatuh tempo, perusahaan dapat mengatur aliran kas dengan efisien. Tindakan ini pastinya akan mengurangi risiko kerugian.

Evaluasi Kredit Pelanggan

Buku besar memungkinkan perusahaan untuk menilai risiko kredit dari masing-masing pelanggan. Informasi tentang sejarah pembayaran dan tunggakan dapat membantu perusahaan menentukan apakah perlu memberikan kredit kepada pelanggan tertentu atau mengubah syarat pembayaran.

Pengambilan Keputusan Finansial

Informasi yang tercatat dalam buku besar akan membantu manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan finansial yang lebih baik.

Data yang akurat tentang jumlah piutang, waktu penagihan, dan tren pembayaran pelanggan dapat digunakan untuk merencanakan investasi, memperkirakan pendapatan, dan mengevaluasi kinerja keuangan secara keseluruhan.

Pelaporan Keuangan

Buku besar menjadi sumber informasi penting untuk laporan keuangan perusahaan. Informasi yang terdapat dalam buku besar ini akan tercermin dalam laporan neraca dan laporan laba rugi. Laporan ini diperlukan oleh berbagai pihak, seperti investor, analisis keuangan, dan lembaga keuangan. Hal tersebut dikarenakan buku besar memberikan gambaran lengkap mengenai aktiva dan kewajiban perusahaan yang harus dipresentasikan kepada pihak yang berkepentingan.

Audit dan Kepatuhan

Dalam proses audit eksternal atau internal, buku besar berfungsi sebagai sumber data yang dapat diverifikasi. Memiliki buku besar yang rapi dan akurat dapat membantu proses audit berjalan lebih lancar dan meningkatkan tingkat kepatuhan perusahaan terhadap standar akuntansi dan regulasi yang berlaku.

Penghindaran Penunggakan

Dengan memonitor buku besar secara teratur, perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi pelanggan yang belum membayar atau memiliki tunggakan. Tindakan cepat dalam menagih piutang yang belum terbayar dapat membantu menghindari penunggakan yang dapat berdampak negatif pada keuangan perusahaan.

Cara Membuat Buku Besar Piutang

Membuat buku besar piutang melibatkan serangkaian langkah yang teratur dan akurat. Berikut adalah langkah-langkah yang banyak digunakan untuk membuat buku besar :

Persiapkan Alat dan Dokumen

Siapkanlah buku besar atau sistem akuntansi komputer yang akan digunakan untuk merekam transaksi piutang. Pastikan Anda memiliki salinan faktur penjualan atau kontrak yang berisi informasi lengkap tentang setiap transaksi piutang, termasuk tanggal penjualan, nama pelanggan, jumlah piutang, dan syarat pembayaran.

Membuat Daftar Pelanggan

Mulailah dengan membuat daftar pelanggan yang akan diakui dalam buku besar. Berikan setiap pelanggan kode unik atau nomor identifikasi untuk mempermudah pencatatan.

Merekam Transaksi Piutang

Setiap kali terjadi transaksi piutang, catat dengan rinci informasi yang relevan di buku atau sistem akuntansi. Informasi yang perlu dicatat termasuk tanggal penjualan, nomor faktur, nama pelanggan, jumlah piutang, dan syarat pembayaran.

Penyusunan Rekening Piutang

Setiap pelanggan memiliki rekening piutang terpisah di buku besar. Untuk itu, catatlah transaksi piutang dalam rekening masing-masing pelanggan sesuai dengan tanggal transaksi.

Pencatatan Pembayaran

Ketika pelanggan membayar, catatlah pembayaran tersebut di buku besar. Cantumkan tanggal pembayaran, jumlah yang dibayar, dan nomor faktur yang terkait.

Pemantauan dan Pelaporan Buku Besar

Secara teratur, periksalah buku besar piutang untuk memantau keseimbangan piutang yang tertunda dari masing-masing pelanggan. Buatlah laporan piutang yang memperlihatkan saldo piutang masing-masing pelanggan serta total saldo piutang perusahaan.

Pengaturan Tindakan Penagihan

Jika ada pelanggan yang memiliki tunggakan atau pembayaran terlambat, tentukanlah langkah-langkah penagihan yang sesuai. Catat tindakan penagihan yang telah dilakukan, termasuk pengiriman surat peringatan atau panggilan telepon.

Penyesuaian dan Rekonsiliasi Buku Besar Piutang

Lakukanlah penyesuaian jika terdapat perubahan pada saldo piutang, misalnya penghapusan piutang yang tidak dapat ditagih. Selain itu, lakukan juga rekonsiliasi saldo buku besar dengan laporan piutang dan informasi lain yang relevan.

Auditing dan Verifikasi Buku Besar Piutang

Sebelum laporan keuangan diterbitkan atau diaudit, pastikan buku besar telah diverifikasi dan disesuaikan jika diperlukan. Pastikan bahwa informasi dalam buku besar Anda konsisten dan akurat.

Pelaporan Keuangan

Gunakan informasi dari buku besar untuk menyusun laporan keuangan perusahaan, seperti laporan neraca dan laporan laba rugi.

Penting untuk menjaga keteraturan dan akurasi dalam pembuatan buku besar. Menggunakan software akuntansi modern dapat mempermudah proses ini dan memberikan kemudahan dalam memantau dan melaporkan informasi piutang secara efisien.

Oleh karena itu, pengelolaan buku besar haruslah dilakukan dengan kedisiplinan dan keakuratan. Dengan demikian, perusahaan dapat membangun fondasi yang kokoh untuk pengelolaan keuangan yang sukses dan berkelanjutan.

Bila Anda kesulitan dalam membuat buku besar piutang, Anda bisa memulai dengan menggunakan IPOS.

IPOS adalah software toko yang sudah terintegrasi akuntansi sehingga memiliki fitur-fitur canggih yang bisa bantu pengelolaan keuangan bisnis.

Coba gratis IPOS di sini.